ORGANIZACJA IMPREZ MASOWYCH – JAK TO UGRYŹĆ?

Styczeń 7, 2019 Socialowl 0 Comment

Zbliża się lato – okres, kiedy obywa się mnóstwo imprez plenerowych, pikników, festiwali. Ludzie poszukują rozrywki, chcą wyjść z domu i bawić się na świeżym powietrzu, spędzić czas z rodziną i przyjaciółmi. Każda impreza plenerowa (pomijając wyjątki ujęte w ustawie) powyżej tysiąca osób podlega jednak obostrzeniom, do których organizator musi się bezwzględnie zastosować.

O imprezach masowych słów kilka

Dla nowych firm działających w branży eventowej organizacja takiego eventu to krok milowy, którego czasem nie są w stanie wykonać. Zawsze jednak warto – organizacja imprezy masowej otwiera bowiem przed nami horyzonty dużo szersze, niż jakikolwiek firmowy bankiet czy gala. Zawsze też wiąże się z ryzykiem, bo ponoszone na nią nakłady finansowe o niebo przekraczają „niemasowe” wydarzenia. Mierzymy się z ogromnym wyzwaniem z jeszcze bardziej ogromnym budżetem i do tego na ogromną skalę – brzmi jak świetna rozrywka, prawda?

Od czego zacząć?

Zacząć od briefu – to oczywiste. Z tym, że brief imprezy masowej ma ze 100 stron. Już nieco gorzej, ale przecież poradzicie sobie! Trzeba pamiętać o wielu rzeczach, które bezwzględnie należy w nim ująć i podpowiem od razu, że nie jest to praca dla jednego człowieka. Każdy z nas ma dziedzinę, w której czuje się najlepiej. Ja zwykle mierzę się z marketingiem, public relations i artystami, kwestie prawne i organizacyjne zostawiając tęższym (a na pewno bardziej skrupulatnym) umysłom. Dobry brief pozwoli nam skonstruować ciekawą i merytoryczną ofertę, z którą będziemy mogli udać się do potencjalnych parterów, sponsorów, instytucji i mediów.

Pomysł na event

O pomysłach i gustach się nie dyskutuje. A tak zupełnie poważenie – przy dość mocno wysyconym rynku trzeba znaleźć swoją niszę. Możemy mieć świetny i kreatywny pomysł na festiwal kolorów z ambientową muzyką lub zupełnie w porządku koncepcję piwnej imprezy dla rodzin z dziećmi. Clue to trafić w gusta tego, do kogo zwracamy się o partycypację w kosztach. Niewiele imprez jest w stanie utrzymać się tylko i wyłącznie z biletów. Wręcz można je policzyć na palcach. Jednej ręki. Dlatego potrzebni nam sponsorzy i partnerzy z zewnątrz i już na etapie powstawania briefu warto pomyśleć, z kim chcemy nawiązać współpracę. Pamiętajmy – to my bierzemy na siebie ciężar i odpowiedzialność za całość, ale sponsorzy i partnerzy wiele zyskują na tym, że pokażą się akurat u nas i docierają ze swoim produktem czy marką wprost do potencjalnego odbiorcy (bo zrobiliśmy badania fokusowe i umiemy dokładnie określić tę grupę).

Telegraficznie o kwestiach bezpieczeństwa

O bezpieczeństwie imprezy masowej można wydać solidny podręcznik i kilkukrotnie zasnąć podchodząc do jego lektury. Zaznaczam więc tylko najważniejsze kwestie, które organizator musi spełnić, działając wg prawa (Ustawa z 22 sierpnia 1997 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 2005 r. nr 108, poz. 909 ze zm.).

Przede wszystkim mamy zapewnić bezpieczeństwo osobom obecnym na imprezie oraz porządek podczas trwania imprezy, czyli spełnić wymogi przepisów prawa budowlanego, sanitarnego i ochrony przeciwpożarowej. Tu koniecznym jest wspomnieć o wyborze podwykonawcy, który zapewni nam służbę porządkową i informacyjną odpowiednio wyszkoloną i wyposażoną oraz powołuje kierownika do spraw bezpieczeństwa nadzorującego te służby. Uwierzcie – to niezbędne, kontrole zdarzają się bardzo często, więc kompetentny kierownik jest na wagę złota! Zapewni nam nie tylko sprawną organizację zabezpieczenia imprezy, ale także spokojny sen.
Ponadto ważna jest pomoc medyczna, drogi ewakuacyjne oraz drogi umożliwiające dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji. Nawet jeśli nasze wydarzenie nie jest biletowane warto wykupić ubezpieczenie OC i NNW, ponieważ to my ponosimy odpowiedzialność za powstałe szkody czy odszkodowania.

Pozwolenie

Uzbrojeni w spełnione przepisy i wydane opinie możemy wystąpić o wydanie zgody na nasz event. Musimy to zrobić nie później niż 30 dni przed imprezą, ale w praktyce robi się to już na wiele miesięcy przed (z oczywistych względów). Wniosek o zezwolenie kierujemy do wójta, burmistrza albo prezydenta miasta, właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy. Do wniosku dołączamy opinie: Policji i Państwowej Straży Pożarnej, pogotowia i państwowego inspektora sanitarnego. Poza tym musimy załączyć:

  • plan obiektu lub terenu, na którym ma być przeprowadzona impreza masowa wraz z jego regulaminem,
  • program i regulamin imprezy masowej,
  • zakładaną liczbę osób naszego wydarzenia,
  • dane kierownika do spraw bezpieczeństwa,
  • instrukcję określająca zadania służby porządkowej,
  • szczegółowe zasady postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia,
  • na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej.

Kompletność wniosku jest wyjątkowo istotna, ponieważ to od niego zależy czy impreza dojdzie do skutku. Trzy razy sprawdźmy dokumenty, bo zostaniemy odesłani z kwitkiem.


Regulamin

Jako organizatorzy musimy skonstruować i udostępnić regulamin imprezy. Nad tym warto pochylić się bardziej, ponieważ jest on głównym źródłem informacji na temat postępowania oraz tego, co wolno, a czego nie wolno na naszej imprezie. Uczestnicy z reguły małą uwagę zwracają na kwestię bezpieczeństwa, za to bardzo dużą na to, co wolno im wnieść, jakie ulgi im przysługują i w jakich sytuacjach, czy można wnieść swoje napoje, jedzenie itp. Jeśli kilka dni przed imprezą zostaniecie zasypani setkami widomości z zapytaniami w powyższych tematach – to znaczy, że mogliście się bardziej postarać z regulaminem. W praktyce regulamin jest naszą tarczą przed roszczeniowym gośćmi i ma on zabezpieczać nie tylko ich, ale także nas i nasze interesy. W pewnych przypadkach warto (dla większego dobra) pójść na ustępstwa. Do takich sytuacji zaliczymy np. kobiety w ciąży czy osoby ze stopniem niepełnosprawności, które wpuścimy bez kolejki, albo cukrzyków, którym pozwolimy zabrać ze sobą dużą coca-colę. W innych musimy pozostać nieugięci, by sprawnie reagować na pojawiające się sytuacje i móc, przykładowo, bez dyskusji wyprowadzić osobę powodującą zagrożenie dla siebie czy innych.
Pamiętajmy, że każdy uczestnik musi mieć możliwość zapoznania się z regulaminem – dobrą praktyką jest publikowanie go na stronie internetowej wydarzenia, przy zakupie biletów oraz w miejscu ogólnodostępnym i widocznym na samej imprezie.

Jeśli przebrniemy przez procedury formalne i prawne – jesteśmy już jedną nogą na naszym evencie. Teraz pozostaje promocja, sprzedaż, dodatkowe atrakcje i przyjemność płynąca z organizacji czegoś tak dużego.

I jak, jesteście gotowi?

Dominika Kozik-Kandziora

leave a comment